MANUAL

 

DO

 

USUÁRIO

 

 

SISTEMA AEROSOFT - WEB

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


ÍNIDICE

 

INTRODUÇÃO / OBJETIVO                                                                                                                04

 

1 - CONECTAR-SE AO SISTEMA AEROSOFT                                                                                    04

           

2 - CONSULTANDO COLETAS PENDENTES (a realizar)                                                                     05

2.1 – Acesso a opção                                                                                                                        05

2.2 – Gerando relatório                                                                                                                       05

 

3 – CONSULTANDO CARGAS EMBARCADAS (a receber)                                                                   07

3.1 – Acesso a opção                                                                                                                        07

3.2 – Gerando relatório                                                                                                                       07

 

4 – CONFIRMANDO CHECADA DA AWB                                                                                            09

4.1 – Na tela de relação de cargas                                                                                                      09

4.2 – Através da opção Atualização                                                                                                    11

 

5 – CONFIRMANDO A ENTREGA DE UMA NOTA DE DESPACHO                                                       13

5.1 – Acesso a opção                                                                                                                        13

5.2 – Registrando a informação de entrega                                                                                         13

 

6 – CADASTRANDO UMA “ND” – NOTA DE DESPACHO                                                                    15

6.1 – Acesso a opção                                                                                                                        15

6.2 – Registrando as informações                                                                                                       16

6.3 – Inserindo os dados da nota fiscal                                                                                               17

 

7 – CADASTRANDO UMA “AWB – CONHECIMENTO AÉREO                                                  20

7.1 – Acesso a opção                                                                                                                        20

7.2 – Registrando a informação                                                                                                                      21

 

8 – INCLUINDO UMA ND NO AWB – “Confretar”                                                                                22

8.1 – Acesso a opção                                                                                                                        22

8.2 – Registrando a informação                                                                                                                      23

8.3 – Confirmando um vôo e informando embarque efetuado                                                              23

 

9 – INCLUSÃO DE PERTENCES                                                                                                        25

9.1 – Acesso a opção                                                                                                                        25

9.2 – Registrando a informação                                                                                                                      26

 

10 – PROCEDIMENTOS ESPECIAIS                                                                                                  27

10.1 – Rastreamento de ND                                                                                                                27

10.1.1 – Acesso a opção                                                                                                                    27

10.1.2 – Executando a consulta                                                                                                                      28

10.2 – Reimpressão de ND                                                                                                                 30

10.2.1 – Acesso a opção                                                                                                                    30

10.2.2 – Executando a reimpressão                                                                                                    31

10.3 – Alteração de senha                                                                                                                  31

10.3.1 – Acesso a opção                                                                                                                    31

10.3.2 – Executando a alteração de senha                                                                                           32

 

11 – MALOTE                                                                                                                                    32

INTRODUÇÃO / OBJETIVO                                                                                                                32

11.1 – Acesso a opção                                                                                                                      33

11.2 – Criação do malote                                                                                                                    34

11.3 – Inserindo documentos no malote                                                                                                          36

11.3.1 – Inserindo documentos utilizando o filtro                                                                                             36

11.3.2 – Inserindo documentos manualmente (digitados)                                                                      37

11.4 – Impressão do relatório                                                                                                              40

11.4.1 – Conferência do relatório                                                                                                        41

11.4.2 – Lacração do malote                                                                                                               41

11.5 – Malote em trânsito                                                                                                                   41

11.5.1 – Relação de documentos pendentes                                                                                       42

11.6 – Duvidas e orientações                                                                                                              42

 

12 – PROCEDIMENTO DA COMISSÃO AEROSOFT                                                                            43

12.1 – Extrato                                                                                                                                    43

12.2 – Pagamento                                                                                                                              43

12.3 – Fluxo da operação                                                                                                                   43

12.4 – Critérios para não validação do pagamento                                                                               43

12.4.1 – Falha operacional do agente                                                                                                  43

12.4.2 – Documentos não validados pelo Malote / Arquivo                                                                  44

12.4.3 – Operações não remuneradas                                                                                                 44

 

13 – CONSIDERAÇÕES FINAIS                                                                                                         44

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INTRODUÇÃO

 

O Sistema Aerosoft WEB foi desenvolvido para termos  maior agilidade na comunicação e movimentação  de materiais entre suas filiais.

 

Não há necessidade de instalação, pois o acesso ocorre em nossa página na Internet. 

 

OBJETIVO

 

Auxiliar os usuários nas atividades de cadastro, pesquisa, rastreamento, confirmação de entregas, envio de documentação via Malote eletrônico no Sistema Aerosoft – WEB e Procedimentos com relação a Comissionamento.

 

1 – CONECTAR-SE AO SISTEMA AEROSOFT

 

Após conectar-se à Internet, acessar a página da Aerosoft através do link   http://www.aerosoftcargas.com.br selecionar o tipo de serviço e digitar a sua  identificação/Senha; para validar os dados, clique no botão  Entrar.

                                                                                                                                             Figura 1

 

 

 

 

2 – CONSULTANDO COLETAS PENDENTES (a realizar)

 

 

2.1 – Acesso a Opção

Para consultar quais coletas pendentes constam para serem realizadas, o usuário deverá selecionar a opção <<Relatórios Gerenciais>>, em seguida o item<<Coleta Pendente>> conforme figura 2.

 

Figura 2

 

 

2.2 – Gerando o Relatório

 

Ø  A partir daí, o sistema liberará para o usuário o acesso as coletas pendentes, devendo proceder conforme exemplo do Agente CWB abaixo:

Marcar itens conforme destacado na figura 3

 

1 – Todas coletas à realizar;

2 – Incluir todos os cnpjs;

3 – Informar data do relatório, informar período de 1(um) mês até a data atual;

4 – Informar sua base;

5 - Clicar   em <<Impressão>>.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 3

 

 

 

Site apresentará relatório com todas operações não realizadas ainda pela base.

Conforme itens em destaque: (Figura 4)

1 – Cliente e endereço da coleta;

2 – Número da coleta;

3 – Data e hora para realização das coletas. Obs: Quando constar 18:00hs significa que a coleta é até as 18:00hs (horário comercial)

 

figura 4

3 – CONSULTANDO CARGAS EMBARCADAS (a receber)

 

 

3.1 – Acesso a Opção

 

Para rastreamento dos materiais embarcados e que estão direcionados à sua filial, o usuário deverá selecionar a opção <<Relatórios Gerenciais>>, em seguida o item<<Relação de Cargas>> conforme figuras 5.

 

Figura 5

 

3.2 – Gerando o Relatório

 

A partir daí, o sistema liberará para o usuário o acesso as informações dos embarques, devendo proceder conforme exemplo do Agente FLN abaixo:

 

Ø  Não será necessário preencher data alguma, apenas clicar na opção “SOMENTE NÃO RETIRADOS”, para ter acesso à todos os awbs emitidos e ainda não baixados, clicar   em <<Pesquisar>>.

 

 

Conforme seqüência das figuras 6 e 7, o usuário terá acesso a todas as informações dos embarques direcionados à Filial.

 

 

 

Figura 6

 

 

Figura 7

 

4 – CONFIRMANDO CHEGADA DA AWB

 

Para que tenhamos a confirmação da chegada de uma AWB no destino, é necessária a inserção da informação no sistema, que é feita da seguinte forma.

 

 

4.1 – Na tela de relação de cargas

 

Na tela de relação de cargas, o usuário poderá baixar um AWB que já tenha sido recebido ou que está sendo recebido, pela equipe externa no momento em que se consulta o site, conforme figura 8, 9 e 10.

                                                                                                                                            

–         Ao clicar em RECEBER, surge a tela para confirmação, é só confirmar a data!

 Figura 8

 

 

 

–         Verificar a confirmação de entrega efetuada

 Figura 9

 

 

–         Observe o status do informe de embarque, sinalizado AWB RECEBIDO!

 Figura 10

 

4.2 – Através da opção Atualização

 

A partir daí, confirma-se à chegada, informando data, hora, Cia e o nº do ABW retirado.

 

Clicando na opção << ATUALIZAÇÃO>> a informação passa a constar no site, conforme pode ser observado na seqüência das figuras 11, 12 e 13.

                                                          

 

–         Selecione a opção “RETIRADA / ENTREGA DE AWB”

Figura 11

 

 

                                                                                                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

–         Em seguida, digite os dados do AWB a ser confirmado.

Figura 12

                                                                                 

–         Confirme os dados na tela e, finalize a operação!

Figura 13

 

5 – CONFIRMANDO A ENTREGA DE UMA NOTA DE DESPACHO (você só vai poder confirmar as NDs entregues, se baixar antes o AWB referente a tais NDs, conforme item 3)

 

Durante o decorrer do dia ou no final de cada período, o usuário receberá as confirmações de entregas, cujo registro no sistema é de fundamental importância para informação ao Cliente.

 

 

5.1 – Acesso a Opção

 

Para confirmar a entrega de uma ND, o usuário deve retornar acessar a tela principal, clicar em <<Atualização>>, selecionando em seguida  <<Nota Despacho>>, conforme figuras 14, 15, 16 e 17.

                                                                                                         

Figura 14

 

5.2 – Registrando a Informação de Entrega

 

Quando o sistema liberar a tela de registro,  o usuário deverá selecionar o Grupo Empresa, Exemplo: SÃO/RIO,etc.., digitar o número da ND, data e hora, nome do recebedor e RG,  clicando por último  em   para validar a confirmação.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 15

Figura 16

                                                                                    

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 17

                                                                                                                                

 

 

6 -  CADASTRANDO UMA “ND” - NOTA DE DESPACHO

 

Nos casos de embarque para outro Agente / Filial, o usuário deverá pré-emitir a ND – registrando os dados preliminares a emissão efetiva do documento.

 

Esse tipo de operação, normalmente, está atrelado a uma Ordem de Coleta – fonte geradora do serviço – que deverá ser mencionada no ato do cadastramento da ND.

 

 

6.1 – Acesso a Opção

Acessando a tela principal, o usuário deverá  clicar  em <<Cadastro>>, selecionando a opção  << Incluir ND >>, conforme seqüência das figuras 18 e 19.

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 18

 

6.2 – Registrando as Informações

 

A partir daí, o sistema libera acesso para inserção de todos os registros da pré-emissão de uma ND, conforme orientação na próxima página.

                                                                                                                                             Figura 19

 

Atenção!!

 

Todos os dados lançados na ND (Físico) deverão ser digitados na ND do Sistema Aerosoft (WEB)

 

Ø  Digitar o Nº da ND.

Ø  Digitar a data de emissão.

Ø  Digitar a hora.

Ø  Selecionar o pagador do frete (Remetente / Destinatário /Terceiro).

Ø  Selecionar a condição de pagamento - Sempre preencher com NÃO.

Ø  Selecionar o tipo de serviço – Emergência?  (Sim / Não).

Ø  Selecionar a Tarifa (Aéreo / Rodoviário – Correio e Encomenda / Carga Expressa).

Ø  Selecionar Conteúdo: (Acessórios / Material Eletrônico, etc...).

Ø  Selecionar Embalagem (Amarrado / Volume, etc...).

Ø  Digitar Quantidade de volumes.

Ø  Digitar o peso real da mercadoria.

Ø  Digitar peso taxado se houver.

Ø  Caso haja coleta, selecionar o emissor (SÃO, RIO, BHZ,etc...) e digitar o Nº da coleta.

Nota: esse registro é fundamental para agilidade nas informações, pois é com esse nº - que chamamos de SENHA DE COLETA – que o Cliente solicitará informações a respeito do seu despacho.

Ø  Dados do Remetente (CNPJ / CPF) – clique  no botão de pesquisa  Consulta Dados do Remetente  em seguida, digitar o nome do remetente, exemplo: IBM => selecione a (UF) e clique no botão   para iniciar a busca; em seguida clique no botão      o Sistema retornará para tela principal => Acionar a tecla << TAB >> para que o sistema valide os dados da pesquisa.

Ø  Dados do Destinatário (CNPJ /CPF) repetir o processo do acima.

Ø  Após concluir a inserção dos dados do destinatário, clique no botão  .

 

 

6.3 – Inserindo os Dados da Nota Fiscal

 

Para inserir os dados da Nota Fiscal a ser transportada na ND, o usuário deverá proceder conforme figuras 20, 21, 22 e 23.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ø  Clique    na opção  <<  Notas Fiscais  >>.

Figura 20 

 

Ø  Digitar o Nº da nota fiscal, data de emissão e valor total da nota. Para validar clique  no botão  . Havendo  mais de uma nota fiscal na ND, repetir o processo até finalizar a inserção de todas as notas fiscais. Para finalizar, clique  no botão  

Figura 21

Ø  Ao clicar  no botão  o sistema volta para a tela “Alterar Notas de Despacho” e para prosseguir, o usuário deve clicar  na opção << Cubagem>>;

Figura 22

 

Ø  Digitar as dimensões das embalagens nos campos ( Altura, Largura e Comprimento ), o peso real, a quantidade de volumes e em seguida  clique   no botão     e no botão   .

 

Figura 23

7 – CADASTRANDO UMA “AWB” –  CONHECIMENTO AÉREO

 

A AWB é o documento que registra o trânsito das ND´s emitidas e com base nas informações contidas nele, é que gerenciamos nosso fluxo de carga.

 

 

7.1 – Acesso a Opção

 

O usuário deverá retornar a tela principal e acessar a opção << Cadastro>>, selecionando o item << AWB>>.

 

 

 

 

Figura 24

 

 

 

 

7.2 – Registrando a Informação

 

A partir daí, o usuário terá acesso a inserção dos dados das ND´s no AWB, conforme pode ser observado abaixo.

 

Figura 25

 

Texto explicativo em seta para a direita: 1 


              Linha 1 – escolha a cia.aérea – insira o numero do AWB (no caso de aéreos, respeite as iniciais do formulário, exemplo, GOL 127), em seguida data de emissão e hora.

Texto explicativo em seta para a direita: 2 


        Linha 2 – Origem / Destino / Conteúdo / tipo de embalagem e previsão de chegada do vôo (carga) no destino final.

Texto explicativo em seta para a direita: 3 


        Linha 3 – Para embarques convencionais, mantenha a escolha GERAL. Para embarques de mercadorias especificas (medicamentos, perecíveis, etc), escolha ESPECIFICA, para embarques de operações de 1.º vôo IBM ou emergências diversas, escolha EXPRESSA. Para os embarques específicos, consulte a Aerosoft SÃO sobre o código a ser utilizado. Taxa de destino não deve ser selecionado.

Texto explicativo em seta para a direita: 4Linha 4 – Preencher volume, peso real e peso taxado (de acordo com o AWB). Usar valor declarado somente nos embarques em que o material for segurado pela cia.aérea (NOTEBOOKS, CAMERAS DIGITAIS, MP3), preenchendo em seguida, o valor da taxa de ad valorem da cia.aérea, deixando sempre em branco o campo TX.Agente.

Texto explicativo em seta para a direita: 5 


Linha 5 – 3 primeiros quadros somente serão preenchidos caso algum AWB (Varig por exemplo) estiver com tais valores destacados, do contrário, deixar em BRANCO. Alíquota de ICMS e valor sempre deverão ser preenchidos e, TX.Combustível. somente quando houver destacado no AWB.

Texto explicativo em seta para a direita: 6 


Linha 6 – Obrigatório preenchimento do valor do AWB, lembrando que deve haver atenção triplicada nesse preenchimento, pois é através deste que fazemos a conferência dos valores a serem pagos ás Cias Aéreas.

Texto explicativo em seta para a direita: 7 


         Linha 7 – Deverá ser utilizada para preencher livremente, vôo – saída – chegada – se é embarque emergencial. Exemplo: Vôo 3214 – SD 08:00 CH 12:00 – Emergência entregar as 15:00hs.

Texto explicativo em seta para a direita: 8 


         Linha 8 – Botões de ação. Todo embarque em que for enviado saco coletor aerosoft, deve ser digitado o numero do saco selecionando a opção, após gravar ao finalizar um cadastro correto. Limpar caso queira corrigir algo.

 

 

 

 

8 – INCLUINDO UMA ND NO AWB – “Confretar”

 

Esse procedimento visa a inclusão das ND´s que serão despachadas no AWB.

 

 

8.1 – Acesso a Opção

O usuário deverá acessar a tela de inclusão de ND’s no AWB, clicando  no botão  .                                                                                                                                                                                                 Figura 26

 

 

8.2 – Registrando a Informação

 

Em seguida, o usuário deverá digitar o número da ND e clicar no botão na opção <<Incluir>>, validando o lançamento.(Figura 27)

 

8.3 – Confirmando um vôo e informando ao destino e demais interessados um embarque efetuado.(Figuras 28 e 29)

 

                                                                      

Figura 27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 28

 

Figura 29

 

9 – INCLUSÃO DE PERTENCES

 

Durante o processo de embarque, o Agente poderá utilizar pertences* da Empresa, como sacos coletores, caixas, entre outros.

 

Toda essa utilização é gerenciada pelo SAC OPERACIONAL a partir de um código e nº do pertence, sendo de fundamental importância o registro correto desses pertences nos AWB´s para evitar problemas com débitos posteriores.

 

* Hoje temos registrado somente o item SACO COLETOR.

 

 

 

 

9.1 – Acesso a Opção

Para registro do pertence, o usuário deverá clicar no botão << Incluir  Saco Coletor >>. OBS> O mesmo dispõe de vários locais de possível acesso para inserir tal informação, sendo indispensável seu cadastramento.

 

Figura 30

 

 

Figura 31

 

 

 

9.2 – Registrando a Informação

 

A partir daí, o sistema disponibiliza a tela de inclusão de pertences no AWB, onde o usuário deverá seguir os seguintes passos:

                                                                                                                                

 

 

 

 

 

 

 

Figura 32

 

 

 

Ø  Digitar o Nº do SACO COLETOR.

Ø  Clicar no botão  .

 

 

 


10 – PROCEDIMENTOS ESPECIAIS

 

Com o intuito de auxiliar o Agente em determinadas situações, criamos algumas ferramentas que possibilitarão acesso à pesquisa, reimpressão e  alteração de senha.

 

 

10.1 – Rastreamento de ND

 

Para pesquisar uma ND no Site Aerosoft o usuário deverá seguir os seguintes passos:

 

 

10.1.1 – Acesso a Opção

 Na tela principal clique em << Rastreamento >>

 

Figura 33

 

 

10.1.2 – Executando a Consulta

 

Na próxima tela, digite o Nº da ND no campo <<Nota de Despacho>> e << Rastrear >>  o sistema gera uma nova tela, onde, clicando no nº da ND, o sistema  apresentará o resultado da pesquisa, conforme figuras 34, 35 e 36.

 

Figura 34

Figura 35

 

Figura 36

 

Obs.: o mesmo procedimento deverá ser adotado para pesquisas de N.Fiscais, Coleta, Fatura e outros tipos de serviços.

 

 

10.2 – Reimpressão de ND

 

Para imprimir a cópia de uma ND, o usuário deverá seguir conforme orientação abaixo:

 

 

10.2.1 – Acesso a Opção

O usuário deverá, a partir da Tela Principal, clicar  no item <<Cadastro>>, selecionando a opção << Reimprimir ND>>.

 

 

Figura 37

 

 

 

 

 

 

10.2.2 – Executando a Reimpressão

 

Em seguida, o usuário deverá selecionar a origem,  digitar o número da ND, o tipo de formulário e clicar em << Imprimir >>.

Figura 38

 

10.3 – Alteração de Senha

 

Havendo necessidade de alterar a senha de acesso, o usuário deverá proceder conforme indicado abaixo.

 

10.3.1 – Acesso a Opção

A partir da Tela Principal, clicar na opção <<Alterar Senha >>.

Figura 39

10.3.2 – Executando a Alteração de Senha

Basta agora preencha os dados solicitados e clicar em  para validar a nova senha.

 

Figura 40

 

 

11 – MALOTE

 

 

Introdução

 

O Sistema de Malotes WEB foi desenvolvido para termos controle no envio de documentos pertinentes aos serviços Aerosoft / Pontocom, com maior segurança e garantia para poder conferir com agilidade documentos que deveram ser utilizados no faturamento ao cliente e pagamento de comissão dos agentes / representantes.

 

Não há necessidade de instalação, pois o acesso ocorre em nossa página na Internet. 

 

Objetivo

 

Auxiliar os usuários nas atividades de criação dos malotes no Sistema Aerosoft - WEB.

 

 

 

 

 

 

11.1 - Para ter acesso ao sistema de malotes Aerosoft:

 

Acesso a Opção

 

Para ter acesso ao sistema de malotes, selecionar a opção <<Cadastro>>, em seguida selecionar <<Malote de documentos>>. Conforme figura 41

Figura 41

 

 

Após acessar a opção no site, você terá acesso à tela abaixo e, importante informar que, nenhum malote poderá ser preparado sem que o agente possua um LACRE, personalizado AEROSOFT, que contém um numero a ser utilizado como inicio na criação do registro dos documentos no sistema de malotes. Sem esse lacre, o agente não poderá enviar os malotes e a manutenção destes lacres é de responsabilidade da Aerosoft, mediante a solicitação do agente, ou seja, o agente não deve deixar que seu estoque de lacres fique ZERADO, para solicitar nova remessa. Portanto, o agente deve manter um estoque mínimo dos lacres, para que não haja falta e atraso no envio dos malotes. Conforme figura 42.

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 42

 

 

11.2 -  Criação do Malote:

 

Como informado acima, o agente deverá sempre ter em mãos um lacre com um numero que será digitado no campo “numero do lacre”. O processo operacional para o inicio é o seguinte –

 

-          Digitar o número do lacre;

-          Clicar em pesquisar;

 

Nesse instante, o sistema vai trazer uma informação de que o lacre não foi encontrado e, nesse momento será necessário SALVAR para dar inicio ao cadastro. Não modificar o destino do malote SÃO. Na seqüência, volte a clicar em pesquisar e perceba que a opção SALVAR vai desaparecer, juntamente com o destino SÃO e, o acesso para inserção dos documentos ficará disponível. Conforme figuras 43 e 44.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 43

 

Figura 44

 

 

 

11.3 - Inserindo documentos no malote:

 

Para inserir os documentos no sistema de malotes WEB, o usuário deverá, logo após criar um malote com LACRE, inserir os documentos que serão enviados. Para isso, haverá duas formas de proceder que, ficaram a critério do agente.

 

11.3.1 - Inserindo documentos por filtro (automaticamente) – Para utilizar o sistema de inserção automática de documentos, o agente deverá proceder da seguinte forma;

 

-          Clicar em “Filtro” e surgirá a opção PERÍODO, para que o mesmo possa determinar uma data inicio e data fim, para relacionar os documentos.

-          Deverá selecionar o TIPO DE DOCUMENTO para que o sistema faça a inserção automática e, apenas os documentos a seguir serão listados automaticamente, sendo que, qualquer outro documento a ser enviado no malote deverá ser descriminado pelo usuário. São eles:

 

-           * Conhecimento Cia. Aérea,

 

-          * ND via de Faturamento com Anexo e,

 

-          * Nota de Despacho – comprovante de entrega.

 

Figura 45

Elipse: 3Elipse: 2Elipse: 1

 

 

 

 

Figura 46

 

 

1 – Opção FILTRO selecionada;

 

2 – Tipo de documento definido (Conhecimento cia Aérea – AWB);

 

3 – Período definido;

 

4 – Documentos inseridos a partir das seleções acima.

 

O usuário deverá seguir essa ordem para inserir os demais documentos que o sistema relaciona automaticamente (ND via de faturamento e ND comprovante de entrega). Todos os demais deverão ser inseridos manualmente, seguindo o procedimento a seguir:

 

11.3.2 - Inserindo documentos manualmente (digitados)

 

Para inserir documentos no sistema de malotes de forma manual, ou seja, sem que o sistema insira os documentos automaticamente, o usuário deverá selecionar o TIPO DE DOCUMENTO em seguida digitar o número do documento, seja um DTB Scopus, Romaneio Procomp, OT IBM, etc. Conforme figuras 47 e 48.

 

 

 

 

 

Figura 47

 

 

Figura 48

 

 

 

 

 

Após o lançamento da Nota de Despacho, o site solicitará a confirmação de envio dos anexos que são obrigatórios para faturamento para os clientes que exigem esta documentação. Conforme figura 49.

Figura 49

 

Após clicar em Ok, aparecerá a tela abaixo solicitando que seja ticado cada anexo referente a Nota de Despacho. Conforme figura 50.

Figura 50

 

ATENÇÃO : A correta aplicação dos procedimentos do malote é muito importante para o faturamento da AEROSOFT e será determinante para o pagamento da comissão do agente/filial. Portanto, comprovante de entrega com os devidos anexos OK = Comissão liberada, falta de comprovante e/ou anexo = comissão pendente até regularização.

 

IMPORTANTE: Todos os documentos que não estiverem anexo as Notas de Despacho, como DTB, OT ou similares, deverão ser relacionados no malote. Não será necessário lançar esses anexos, quando os mesmos forem relacionados a uma ND que está sendo enviada nos malotes.

 

 

11.4 - Após inserir os documentos no malote, o usuário deverá IMPRIMIR a relação para fazer a conferência antes de fechar, efetivamente, o malote e enviar para SÃO.  Conforme figuras 51 e 52.

 

Figura 51

 

 

Figura 52

11.4.1 - O agente deverá sempre conferir a documentação pela relação acima antes de enviar os documentos, pois, caso algum documento relacionado não seja entregue, haverá pendência de faturamento, seguido por não pagamento de comissão do agente. Portanto, é fundamental que haja a conferência.

 

 

11.4.2 - Por estar sempre lacrado, o malote deve estar correto. Caso haja falta de algum documento dentro do malote, não havendo rompimento do lacre, a equipe de conferencia de SÃO fará uma notificação ao agente e, haverá suspensão de pagamento de comissão, referente ao documento faltante.

 

 

11.5 - Malote em Trânsito

 

Todos os malotes devem ser colocados em Transito para que seja possível o acompanhamento de chegada do mesmo. Para isso, o agente deve respeitar e cumprir a ordem acima e, realizar o “confrete” do malote, conforme figura 53.

 

Figura 53

 

 

 

 

 

 

11.5.1 - Depois de estar em trânsito, está finalizado o processo do agente de envio de malotes restando apenas que o mesmo retire um relatório de documentos pendentes para poder verificar o que ficou para ser enviado no próximo malote.

Figura 54

Texto explicativo retangular: Essa é a relação de documentos não enviados no ultimo malote e que, devem ser enviados no próximo malote, lembrando-se sempre que, ao utilizar o filtro, deve ser respeitada a data do documento.

 

 

 

 

11.6 – Duvidas / Orientações

 

e-mail: malote@aerosoftcargas.com.br

 

 

 

 

 

 

 

 

12 – PROCEDIMENTO DA COMISSÃO AEROSOFT

 

 

 

12.1 - Extrato

 

O extrato das operações realizadas será eletrônico, extraído do sistema Aerosoft. Ou seja, não será mais necessário o envio do extrato partindo dos agentes, realizados manualmente através de planilhas. O envio do extrato eletrônico deverá ser analisado/criticado e devolvido dentro do prazo estabelecido.

 

Observações: Analise/critica deve ser realizada por operação. Caso haja qualquer divergência sendo de valor ou não, deverá ser reportado dentro do prazo. O não recebimento da analise/critica do extrato, o mesmo será direcionado automaticamente para pagamento.

 

 

12.2 – Pagamento

 

O pagamento será SEMANAL de acordo com o envio da documentação através do malote e do cumprimento dos procedimentos operacionais a serem realizados pelos agentes.

 

 

12.3 – Fluxo da Operação

 

 

 

Legenda do Fluxo da Operação:

 

(1) e (4) responsabilidade do Agente;

(2) responsabilidade do Malote;

(3), (5) e (6) responsabilidade da Comissão.

 

 

12.4 – Critérios para não validação do pagamento

 

12.4.1 - Falha operacional do agente:

 

12.4.1.2 - ND’s sem confrete de AWB;

12.4.1.3 - ND’s em duplicidade;

12.4.1.4 - ND’s sem coleta;

12.4.1.5 - Falta de confrete para operações em que ASF remunera as redespachadoras;

12.4.1.6 - ND’s canceladas;

12.4.1.7 - Data de entrega em aberto;

12.4.1.8 - Consolidação de ND’s.

 

12.4.2 - Documentos não validados pelo Malote / Arquivo:

 

12.4.2.1 - Não recepção de comprovante de entrega;

12.4.2.2 - Comprovante com falta de informações do recebedor ou com informações ilegíveis;

12.4.2.3 - Falta de documentos obrigatórios para faturamento.

 

 

12.4.3 - Operações não remuneradas:

 

12.4.3.1 - Entrega de faturas ASF;

12.4.3.2 - Minutas;

12.4.3.3 - Coletas improdutivas (serão analisadas na critica do extrato).

 

 

 

           

13 – CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

 

Esse documento foi a melhor forma encontrada para padronizar as rotinas da Empresa com relação aos procedimentos operacionais dos agentes e filiais. No entanto, sabemos que, de Estado para Estado, Região para Região e Agente para Agente, existem peculiaridades que poderão intervir no andamento dessas rotinas, melhorando ou impactando o processo estabelecido. Sendo então, de fundamental importância, a contribuição de todos para a melhoria contínua desse documento.